Als Selbstständiger stellt sich die Frage, ob man seine Buchhaltung selber durchführen möchte oder ob man sich professionelle Hilfe dafür sucht. Sind Buchhaltungskenntnisse vorhanden, so bietet sich die Möglichkeit an, seine Buchhaltung selber zu machen. In diesem Artikel möchte ich die Collmex Online-Buchhaltungssoftware vorstellen, die eine Alternative zur klassischen Desktop-Software darstellt.

Hinweis für angehende Bilanzbuchhalter: Auch für Personen, die sich in einer Bilanzbuchhalter-Ausbildung befinden, kann Collmex eine gute Übungsplattform sein, da man hier sehr übersichtlich das komplette Spektrum der Buchhaltung präsentiert bekommt. Man kann sehr schön nachvollziehen, wie Bilanzen, GuV und alles andere in der Buchhaltung zusammenhängen.

Collmex auf einen Blick:

  • Collmex gibt es bereits seit 2003 und laut eigenen Angaben haben sich bereits über 10.000 Kunden für die Online-Buchhaltung entschieden.
  • Im Vergleich zu traditioneller Desktop-Software bietet Collmex den Vorteil, dass man von überall aus und mit jedem internetfähigen Computer auf seine Buchhaltung zugreifen kann.
  • Zudem sorgt Collmex durch regelmäßige Backups für die Sicherung der Daten.
  • Auch kümmert sich Collmex um die neuesten Software-Updates, um der neuesten steuerrechtlichen Gesetzsprechung zu genügen.
  • Collmex ist eine voll funktionsfähige Buchführungssoftware, mit der man alle Buchungen, die in einem Unternehmen anfallen, durchführen kann.
  • Sowohl Kleinunternehmer, die eine Einnahme-Überschuss-Rechnung, als auch Unternehmer, die eine Bilanz mit einer Gewinn-Verlustrechnung erstellen müssen, können Collmex vollumfänglich nutzen.
  • Auch für Webworker ist Collmex ideal, denn neben der Tatsache, dass man seine Buchhaltung online erledigen kann, bietet Collmex unter anderem auch die Möglichkeit Angebote und Rechnungen zu erstellen und als PDF zu speichern.

E-Commerce: Voll funktionsfähiger Onlineshop in Collmex bereits integriert

Ein absolutes Highlight aus meiner Sicht ist die E-Commerce-Funktion. Collmex bietet einen eigenen integrierten Onlineshop, über den man eigene Produkte oder Dienstleistungen verkaufen kann.

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Der Onlineshop lässt sich über ein eigenes HTML-Template nach eigenen Vorstellungen anpassen.

Natürlich ist dieser Onlineshop in seiner Funktionsvielfalt nicht mit anderen großen Open Source-Shopsystemen zu vergleichen. Er bietet eher eine Basis-Funktionalität, die in vielen Fällen aber durchaus ausreichen sollte. Eine Erweiterungsmöglichkeit durch Plugins oder Module ist leider nicht gegeben.

Produkte lassen sich über die in Collmex enthaltene Warenwirtschaft einpflegen und verwalten.

Ein Nachteil der Warenwirtschaft ist allerdings, dass der Onlineshop nicht den Bestand an Waren berücksichtigt. Es kann also durchaus passieren, dass Waren verkauft werden, obwohl sie gar nicht auf Lager sind. Hier muss man den Bestand im Auge behalten, um den Artikel frühzeitig auf inaktiv zu setzen.

Bei Onlineshops mit einem kleinen Sortiment ist das kein Problem. Je größer das Sortiment allerdings wird, desto problematischer kann dies werden. Hier kann man nur hoffen, dass Collmex irgendwann diese Funktion nachliefert. Wer Dropshipping betreibt, den wird das allerdings eher weniger stören.

Kunden, die im Onlineshop ein Produkt bestellen, können dieses per Vorkasse, PayPal oder Sofortüberweisung.de bezahlen, vorausgesetzt man eröffnet bei einem der Anbieter selber ein Konto. Aus meiner Sicht sind das die wichtigsten Zahlmethoden. Lediglich die Zahlung auf Rechnung über einen Anbieter wie Bill Safe oder Klara wäre noch wünschenswert.

Warum sollte man sich für den in Collmex enthaltenen Onlineshop entscheiden, gibt es doch viele gute Open Source-Alternativen?

Der Hauptgrund liegt darin, dass der Onlineshop in die Collmex-Buchhaltung integriert ist. Das heißt, sobald ein Kunde im Onlineshop bestellt, wird ein Auftrag in der Buchhaltung generiert und sobald die Zahlung eingeht (bei PayPal und Sofortüberweisung.de passiert das sofort), kann man per Knopfdruck die Rechnung erstellen und dem Kunden zukommen lassen. Die Buchung ist dann auch nur noch einen Mausklick weit entfernt.

Das Hantieren mit verschiedenen Schnittstellen für Shop- und Buchhaltungssysteme hat damit ein Ende. Man bekommt als Shopbetreiber alles aus einer Hand und das aus meiner Sicht zu einem sensationellen Preis! Andernorts muss man für vergleichbare Lösungen häufig wesentlich mehr bezahlen.

Wer will, kann Collmex aber auch mit bekannten Shopsystemen verbinden. Über Partner lassen sich spezielle Schnittstellen beziehen.

Funktionen der Buchhaltung

Unter dem Menüpunkt „Verkauf“ findet man alle Funktionen, mit denen man einem Kunden ein Angebot oder eine Rechnung zukommen lassen kann.

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Wer eine Rechnung erstellen möchte, sollte zuerst den Kunden anlegen. So kann man später leicht weitere Rechnungen an diesen verschicken, da alle wichtigen Daten in diesem Schritt bereits erfasst werden.

Mit Collmex sind auch periodische Rechnungen kein Problem. Interessant ist das natürlich vor allem Dingen für Webworker oder Shopbetreiber, die ihren Kunden regelmäßige Leistungen berechnen wollen. Ich denke hier zum Beispiel auch an Abos in Onlineshops.

Der Menüpunkt „Buchhaltung“ beinhaltet alle wichtigen Punkte, mit denen man eine ordentliche Buchführung durchführen kann.

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Die Belegerfassung gestaltet sich dabei sehr intuitiv. Fast alle Funktionen können mit der Tastatur bedient werden, so dass man beim Buchen größtenteils auf die Maus verzichten kann. Das ist natürlich sehr angenehm, da man so wesentlich schneller vorankommt.

Auch Vorlagen für häufig auftretende Buchungsfälle lassen sich anlegen. Mit einem Klick sind diese dann schnell verfügbar und alle Konten bereits eingetragen. So muss man lediglich noch die Beträge eingeben.

Natürlich dürfen bei einer guten Buchhaltung auch die Auswertungen nicht fehlen. Auch hier bietet Collmex alle wichtigen Funktionen. Sowohl eine Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, BWA als auch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung lassen sich jederzeit einsehen und erstellen.

Collmex arbeitet auch mit Debitoren und Kreditoren. Das heißt es gibt eine Verwaltung offener Posten. Gerade wenn man viele Kunden hat, ist das natürlich sehr hilfreich. So kann man jederzeit sehen, welcher Kunde (Debitor) einem noch Geld schuldet oder bei wem man selber noch in der Kreide steht (Kreditor).

Wer will, kann Collmex auch mit seinem Bankkonto verbinden. So werden Kontenbewegungen importiert und können direkt gebucht werden.

Auch ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist enthalten. Belege können somit einzelnen Buchungen zugewiesen werden und lassen sich online archivieren.

Der Jahresabschluss kann in Collmex direkt erfolgen oder man exportiert die Daten für den Steuerberater. Mit Collmex ist das kein Problem.

Fazit

Collmex ist vielen Lesern wahrscheinlich gar nicht bekannt. Aus meiner Sicht zu Unrecht! Für mich gehört Collmex zu den besten Online-Buchhaltungslösungen, die es gibt. Das ganze Interface von Collmex ist sehr übersichtlich aufgebaut und man findet sich schnell zurecht. Die Funktionsvielfalt, die Collmex bietet, sucht ihresgleichen. Andere Anbieter auf dem Markt, bieten häufig nur die reine Rechnungserstellung ohne zugehörige Buchhaltung und verlangen dafür ähnliche Preise.

Apropos Preise. Es gibt bei Collmex drei Komplettpakete:

  • Das kleinste Paket „basic“ kostet im Monat lediglich 11,95 €. Mit diesem Paket kann man bereits Angebote und Rechnungen erstellen sowie die eigene Buchführung durchführen.
  • Empfehlenswerter ist allerdings das „plus“- Paket für 17,95 € im Monat. In diesem lassen sich dann auch Produkte anlegen, die man immer wieder verwenden möchte. Auch das Dokumenten-Management-System ist hier enthalten.
  • Wer auf die E-Commerce-Funktionalitäten setzen möchte, muss zum „pro“-Paket greifen. Dieses kostet 34,95 € im Monat. In diesem Komplettpaket sind alle Funktionen von Collmex enthalten. Hierzu gehört auch der angeschlossene Onlineshop. Zudem gibt es eine Anbindung an einfachLohn und ilohngehalt, was insbesondere für Unternehmer, die Gehälter zahlen müssen sehr interessant ist.

Wer nur ausgewählte Funktionen benötigt, kann zudem auf Wunsch auch nur diese einzeln buchen. Zum Teil gibt es auch kostenlose Pakete. Will man nur Angebote und Rechnungen als PDF erstellen, so zahlt man bei Collmex dafür keinen Cent!

Übrigens gibt es auch keine langen Vertragslaufzeiten, das heißt ihr könnt jederzeit in einen kleineren Tarif wechseln und später auch jederzeit wieder upgraden. Das System von Collmex ist hier sehr flexibel.

Wie man sieht, sind die Preise sehr moderat gehalten.

Das größte Paket gibt es bereits für 34,95 € netto im Monat (ein kostenloser Test ist problemlos möglich*) und enthält alle Funktionen, die man sich wünschen kann. Wer ein wenig von Buchhaltung versteht, kann sich mit Collmex den Steuerberater sparen.

Und wer sich nicht den Jahresabschluss zutraut, der kann zumindest die laufende Buchführung mit Collmex erledigen. Am Ende des Jahres exportiert man dann einfach die Daten an seinen Steuerberater und dieser kann den Jahresabschluss für einen durchführen. So spart man auch bereits eine Menge Geld.

Die Website von Collmex ist sehr schlicht gehalten. Lasst euch davon nicht irritieren. Die Funktionen von Collmex sind sehr umfangreich und das Tool ist sehr durchdacht und bietet alle erdenklichen Möglichkeiten, die man sich als Webworker wünschen kann.

Ich kann Collmex nur jedem empfehlen, der eine vernünftige Online-Buchführungssoftware sucht. Hier kann keine mir bekannte andere Lösung preislich als auch funktionsmäßig mithalten… Oder was meint ihr?

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